In questi mesi di Covid19 abbiamo assistito ad una improvvisa accelerazione dell’adozione dello smart working da parte delle aziende, per tutte le figure professionali compatibili con questa modalità di lavoro.
Smart working non significa però continuare a fare le stesse cose di prima, con le stesse modalità di prima, in un luogo diverso. Si tratta invece di un completo cambio di prospettiva nel rapporto di lavoro, che si ripercuote sulle modalità, sui tempi, sui processi interni delle organizzazioni e sugli strumenti che queste mettono a disposizione dei dipendenti e dei collaboratori.
Le aziende infatti hanno dovuto riorganizzare il loro modo di lavorare, creando o implementando nuovi strumenti (piattaforme di condivisione, modalità di interazione, ecc.), per creare un ambiente ideale in cui lavorare in ufficio a casa.
Quali sono gli strumenti fondamentali per garantire buone prestazioni durante le giornate di smart working?
Il kit base per lavorare da remoto è senz’altro composto da un computer (o altri dispositivi come tablet e smartphone) e una buona connessione internet. Per essere produttivi anche lavorando da casa, è però essenziale l’utilizzo di software e piattaforme che permettono di:
- gestire, pianificare e monitorare il lavoro,
- archiviare e condividere i file di lavoro,
- comunicare in maniera diretta,
- proteggere il traffico dati.
Qui ti guideremo attraverso i tipi di strumenti di lavoro a distanza di cui avrai bisogno e ti daremo le nostre scelte per il meglio in ogni categoria.
#1 Gestire, pianificare e monitorare il lavoro
Potresti pensare di essere abbastanza capace di misurare quanto tempo dedichi alle diverse attività. Tuttavia, alcune ricerche suggeriscono che solo il 17% circa delle persone è in grado di stimare con precisione il passare del tempo.
Esistono quindi software che possono mostrarti come trascorri il tuo tempo e calcolare la tua produttività. Timecast, ad esempio, può aiutarti a sapere esattamente quanto tempo dedichi alle attività quotidiane, inclusi navigazione web, utilizzo di device e software aziendali. Il monitoraggio del tempo può aiutarti a migliorare la pianificazione, rimanere concentrato sul completamento delle attività ed evitare il multitasking.
#2 Archiviare e condividere i file di lavoro
La collaborazione tra team sui progetti può migliorare la produttività fino al 40%. Sembra che il flusso di idee, così come il mix di competenze ed esperienze offerte da una più ampia coorte di lavoratori, consenta di trovare nuovi modi di lavorare.
Una piattaforma come SharePoint incoraggia la collaborazione all’interno di un’azienda, consentendo a diversi dipendenti, team o reparti di svolgere attività chiave all’interno di progetti connessi più grandi. Inoltre, SharePoint consente ai team di riunirsi in tempo reale ed organizzare attività di brainstorming e team building in modo che nessuno sia seduto ad aspettare l’input di qualcun altro su un progetto.
#3 Comunicare in maniera diretta… ovunque tu sia
La comunicazione è essenziale in qualsiasi attività di successo. Team leader e titolari che comunicano efficacemente sono infatti ricompensati da una forza lavoro più impegnata e produttiva.
Microsoft Teams è l’app per il lavoro di gruppo che favorisce la collaborazione e la comunicazione in un unico luogo: usa il cloud e quindi permette di lavorare insieme allo stesso file e ovunque ci si trovi. Ogni team è composto da canali che possono essere creati per argomento o per dipartimento. All’interno del canale si possono organizzare riunioni, tenere conversazioni, condividere file e organizzare servizi e app utilizzati per lavorare.
#4 Proteggere il traffico dati
Ogni dispositivo tecnologico connesso a una rete non sicura può essere soggetto a fattori di rischio in grado di compromettere i sistemi aziendali. Per diminuire i pericoli è necessario adottare una soluzione che garantisca la massima sicurezza alle connessioni, ai servizi e ai dati aziendali.
Per chi realizza un sistema di smart working per le proprie risorse, esistono servizi di VPN (virtual private network) che possono fornire un livello di protezione e privacy per la trasmissione sicura dei dati tra i dispositivi utilizzati esternamente e i server privati dell’azienda.
In conclusione…
In questo articolo abbiamo visto come ciascuno di questi strumenti tecnologici consenta un’ottimizzazione e un’organizzazione del lavoro precisa e puntuale sotto ogni aspetto, soprattutto alla luce delle forti restrizioni cautelative dettate dal Governo per via di Covid19.
È importante quindi ripensare il posto di lavoro in ottica innovativa grazie allo smart working, definendo un piano strutturato e fornendo alle proprie risorse gli strumenti necessari per garantire una piena produttività all’interno della tua azienda.
E tu come hai organizzato il lavoro a distanza?