Mentre ti siedi per leggere questo articolo, immagino che almeno una volta oggi tu abbia già avuto distrazioni. Così come è probabile che tu possa essere interrotto prima di aver effettivamente finito di leggere questo articolo. La semplice verità è che ogni giorno, ogni singola ora, tutti noi affrontiamo distrazioni mentre lavoriamo. Qualcosa o qualcuno può farci distrarre, specialmente in questa era dello smart working o remote working.
Con così tante videoconferenze a cui partecipare, chiamate, e-mail, Internet, notifiche social e numerose altre interruzioni, spesso può sembrare una vera sfida essere produttivi e portare a termine task importanti. Oscilliamo tra i vari obiettivi che devono essere raggiunti, invece di concentrarci su un compito alla volta – un rituale chiamato multitasking.
Per tale ragione, cercare di essere più produttivi diventa una pratica fondamentale che richiede una maggiore attenzione su come gestire il proprio tempo. Ci sono due modi per farlo: impiegare più ore o lavorare in modo più intelligente. Non so voi, ma noi preferiamo la seconda.
“Non è importante la quantità del tempo che dedichi al lavoro, ma la qualità”.
Vediamo alcune statistiche preoccupanti su come la maggior parte di noi lotta con le distrazioni al giorno d’oggi:
- Uno studio condotto da Harvard ha dimostrato che il lavoratore medio trascorre il 47% della sua giornata in uno stato di (semi) distrazione.
- Il 45% afferma di leggere i siti di notizie per 1 ora e 5 minuti.
- Il 38% fa riunioni per 40 minuti.
- Il 27% trascorre il tempo in telefonate e messaggi per 1 ora.
- In media, ogni knowledge worker nello studio ha trascorso solo 11 minuti su un determinato progetto prima di essere interrotto.
- Ogni risorsa spende in media oltre quattro ore al giorno per la posta elettronica. Il lavoratore medio, infatti, accede alla posta elettronica 11 volte all’ora e riceve 147 messaggi al giorno.
Quali sono gli effetti della distrazione sul business?
Tutto sommato, questi studi costituiscono la prova di ciò che già sappiamo intuitivamente: le distrazioni durante le ore lavorative hanno un impatto negativo sulla concentrazione, le prestazioni, la produttività e il potenziale delle risorse, che saranno portate quindi a commettere più errori.
Ciò comporta uno spreco di tempo e cospicui ritardi nei progetti rispetto alle scadenze prefissate, oltre che a una perdita di entrate e aumento dei costi operativi stimati al 40%. Tutto ciò influisce direttamente sull’efficienza aziendale.
Come essere più produttivi?
Un’incredibile varietà di fattori influisce sulla produttività. Anche piccoli miglioramenti nel flusso di processo possono fare una grande differenza!
Ad esempio… usare la tecnologia per monitorare il tempo che dedichi alle attività.
Potresti pensare di essere abbastanza bravo a misurare quanto tempo dedichi a varie attività. Tuttavia, alcune ricerche suggeriscono che solo il 17% delle persone è in grado di stimare con precisione il passare del tempo. Esistono software che mostrano come le risorse trascorrono il proprio tempo al fine di calcolare la produttività, gestire la trasparenza al 100% durante le ore di lavoro e identificare in quali attività si sprecano inutili sforzi.
Uno strumento come Timecast può aiutarti a sapere esattamente quanto tempo dedichi alle attività quotidiane, inclusi navigazione web, utilizzo di device e software aziendali. Il monitoraggio del tempo può aiutarti a migliorare la pianificazione e rimanere concentrato sul completamento delle attività, fare un uso migliore del tuo tempo ed evitare il multitasking.
Perché un’azienda dovrebbe migliorare la propria produttività?
Per le imprese di qualsiasi dimensione, un aumento della produttività è quasi sempre accompagnato da un aumento dei profitti. Questo perché ottieni più output dallo stesso livello di risorse di input. Un compito chiave del management infatti è tenere d’occhio la produttività e migliorarla continuamente.
Tuttavia, la produttività non è solo un argomento che interessa gli imprenditori. Colpisce anche la forza lavoro a livello personale. Migliore è la nostra comprensione di noi stessi come leader, migliore sarà la comprensione delle capacità e dei limiti di coloro che lavorano con noi.
La ricerca ci dice che le persone produttive si sentono meno stressate, ottengono risultati migliori e più veloci, hanno più successo nel loro lavoro e hanno un equilibrio tra lavoro e vita privata più ottimizzato. Queste persone sono felici, ed è probabile che le persone felici rimangano aggrappate al proprio lavoro piuttosto che cercare altrove nuove opportunità.
Impara subito come essere più produttivi sul lavoro!
Il cambiamento viene dall’agire. Pertanto, come punto d’azione per questo articolo, scegli uno di questi suggerimenti. Per la tua crescita personale e aziendale!